Ganando ventaja con IA en contabilidad y asesoría

Las firmas de contabilidad de todo el mundo están explorando la mejor manera de aprovechar la IA en la contabilidad para abordar desafíos globales como la escasez de personal y la creciente demanda de profesionales cualificados. Al automatizar tareas repetitivas, la IA puede reducir el agotamiento, mejorar la precisión y liberar tiempo valioso para servicios al cliente de mayor nivel.

Independientemente de si las empresas han adoptado plenamente la IA, sus rápidos avances ofrecen soluciones eficaces a los desafíos que suelen afrontar las firmas de contabilidad. Esto obliga a firmas de todos los tamaños, desde pequeñas sociedades hasta las Big 4 ( [1] , [2] , [3] y [4] ), a buscar formas innovadoras de optimizar sus operaciones y mantener una ventaja competitiva.

En este artículo, descubrirás cómo implementar IA generativa y otras herramientas para mejorar la eficiencia y automatizar procesos en tu despacho de contabilidad.

¿La IA reemplazará a los contadores o auxiliares contables? 

La respuesta simple y obvia es no. La IA está transformando muchas industrias. Sin embargo, es fundamental reconocer que los contadores y los auxiliares contables aportan un conjunto único de habilidades que la tecnología no puede replicar . La base de la contabilidad y la asesoría reside en la toma de decisiones complejas y el criterio profesional. He aquí por qué estas cualidades de los servicios contables son irremplazables:

• Interpretación contextual de las regulaciones: Los contadores interpretan las leyes, regulaciones y normas éticas en el contexto de los requisitos y la situación específicos de cada cliente. Esto requiere no solo conocimiento, sino también una profunda comprensión del sector y sus complejidades.

• Para la toma de decisiones estratégicas a partir de los datos de los clientes: Más allá del análisis numérico, los contadores analizan los datos para obtener información que pueda impulsar decisiones estratégicas. Información genérica: Un modelo de IA generativa podría no evaluar ni identificar adecuadamente los riesgos, pronosticar tendencias relevantes ni generar asesoramiento específico para las mejores prácticas de los clientes.

La IA como asistente (no como sustituto): Implementación de la IA en tareas contables y gestión de la práctica 

En lugar de reemplazar, la IA puede complementar, escalar y acelerar las actividades de las firmas de contabilidad. Si bien la IA generativa puede no ser ideal para todas las tareas, destaca por ejecutar con precisión tareas que tradicionalmente se consideraban propensas a errores y que requieren un uso intensivo de datos. Por ejemplo, puede gestionar eficientemente grandes volúmenes de datos y realizar tareas repetitivas, lo que te permite centrarte en fortalecer las relaciones con tus clientes y mantener una imagen profesional para tu empresa.

Aquí hay dos formas en las que la IA puede ayudar.

Minería de datos y análisis básico con IA

Si bien la IA puede generar información genérica basada en los datos disponibles y carecer de la profundidad necesaria para evaluar riesgos específicos, se destaca por procesar grandes cantidades de información con rapidez, descubriendo patrones y tendencias que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos. Puede utilizarse para ofrecer:

• Resúmenes financieros personalizados basados en datos históricos para mejorar los servicios de asesoría.

• Realizar análisis plurianuales para identificar tendencias o anomalías.

Personalización de la comunicación con el cliente mediante IA

La IA generativa puede crear comunicación personalizada con los clientes y servicios proactivos para ellos, como:

• Automatizar respuestas a consultas regulatorias y avisos de cumplimiento, agilizando la comunicación con el cliente.

• Agilizar las tareas de escritura rutinarias, desde el envío de actualizaciones y recordatorios hasta el resumen de los puntos de acción de las reuniones, lo que permite a los profesionales de contabilidad ahorrar tiempo y garantizar mensajes consistentes y profesionales.

Integra IA y automatizaciones contables que ahorren tiempo 

Para aprovechar al máximo los beneficios de la tecnología, aprovecha no solo la IA generativa, sino también un software de contabilidad moderno integrado y sistemas de gestión de práctica contable . Estas soluciones optimizan las tareas críticas, ofrecen actualizaciones oportunas y mejoran la eficiencia de sus operaciones y de los procesos de negocio de tus clientes.

A continuación te presentamos algunas características a tener en cuenta, junto con la IA, para tus flujos de trabajo contables, la gestión de la práctica y los procesos que pueden ayudarte a mejorar.

Gestión de transacciones

• Conciliación Bancaria: Automatiza el proceso de conciliación de transacciones con extractos bancarios para minimizar errores.

• Coincidencia de transacciones: combina las transacciones automáticamente, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo invertidos en revisiones manuales.

• Categorización automática: clasifica las transacciones recurrentes para simplificar la contabilidad y mantener la coherencia.

• Conversión de moneda: Convierte monedas automáticamente para un manejo y cumplimiento precisos de transacciones internacionales.

Personalización de flujos de trabajo

• Recordatorios automáticos: configura recordatorios para fechas límite y tareas clave, garantizando que no se pase nada por alto.

• Automatizaciones personalizadas: Diseña flujos de trabajo de automatización para necesidades comerciales únicas, mejorando la eficiencia en tareas especializadas.

Mejorar los informes y los conocimientos

• Informes en tiempo real: accede a una variedad de informes en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos más rápidamente.

• Panel de control: encuentra de inmediato información relevante desde paneles de control seleccionados, sigue tendencias y monitorea los KPI financieros.

• Información automatizada: recibe alertas e información útil en función de anomalías o desviaciones en los sistemas de contabilidad de tus clientes.

Funciones avanzadas para el manejo y sincronización de datos

• Importación de datos mediante escaneo automático: aprovecha las herramientas para escanear facturas físicas, recibos e integrar datos de aplicaciones para una importación perfecta.

• Sincronización de feeds bancarios: Deja atrás el marcado de feeds y transacciones bancarias y ahorra tiempo con la conexión bancaria automatizada.

• Integra las aplicaciones que ya usas: conéctate con aplicaciones cruciales, obtén datos, sincroniza información, recibe notificaciones y cierra las brechas de comunicación.

Gestión de clientes con automatización en contabilidad

• Portales de clientes: Ofrece a tus clientes portales seguros y fáciles de usar para compartir documentos, colaborar y acceder a datos financieros en tiempo real.

• Integración de datos perfecta: sincroniza la contabilidad del cliente y otros sistemas relevantes para facilitar el intercambio de datos en tiempo real.

• Cuestionarios: agiliza la recopilación de datos, la incorporación y las auditorías mediante el uso de plantillas de cuestionarios personalizados para recopilar información consistente y precisa de los clientes en cada etapa del proceso.

Funciones para agilizar los documentos de trabajo

El uso de documentos de trabajo específicos o software de gestión de documentos para contables, en lugar de opciones genéricas como hojas de cálculo y almacenamiento de archivos en línea, mejora el flujo de trabajo y minimiza los errores humanos. Proporciona un enfoque más organizado y eficiente para completar las tareas. Aquí te mostramos algunas maneras de hacerlo.

• Mejora las solicitudes de los clientes: envíe consultas o solicite documentos a los clientes directamente a través de su software de papeleo y realice un seguimiento de todas las consultas relacionadas.

• Colaboración del personal: asigne tareas a su personal con plazos claros asociados a cuentas específicas y realice un seguimiento del progreso.

• Ajustes de diario: en caso de discrepancias, edite directamente los diarios desde su papel de trabajo para mostrar el ajuste exacto.

Estas funciones colaborativas, modernas e impulsadas por la automatización, combinadas con IA en contabilidad, crean nuevas oportunidades para elevar su impacto, lo que le permite concentrarse en actividades de mayor valor, desde servicios de asesoría hasta consultoría estratégica.

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